書類の作成代行、代理での申請業務、
私たち行政書士の業務では、切っても切り離せない書類の一つに委任状があります。
委任とは、「当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾することによって、その効力を生ずるもの」です。当事者が委任した事実を証明するものを「委任状」といいます。
「状」なんて書いてあると、格式ばったイメージがありますが、実は、私達の生活の中にも委任する、受任するという行為は色々な場面で起こりえます。
～目次～
具体的な委任の例
・親の名義で契約している携帯電話などの内容変更を子が行う
・入院した家族に代わり、保険会社への請求書類を受け取る
・交通定期券などの遺失物の受け取りや再発行に代わりに行ってもらう
・市区町村役場に書類を受け取りに行けない人のために代わりに書類を受け取る
・進学や就職先に提出するために、卒業した学校の「卒業証明書」や「成績証明書」を取ってもらう
・パスポートの申請や変更手続きを代理で行ってもらう
・会社の納税証明書などの書類の発行と受取を従業員が窓口で行う などなど
自分の手続きを自分自身ですることは大前提ではありますが、
対応している時間に行けなかったり、
窓口まで行くことが困難だったり、
郵送でのやりとりは時間がかかりすぎるなど、様々な事情により代理という方法を選ばざるを得ないこともあります。
また、近年はインターネット環境が広く普及し、手続きの詳しい情報がインターネットにのみ公開されていたり、自宅のプリンターで印刷したものに記入して提出したり、提出自体がオンラインで行うことが当たり前に求められるようになってきました。
とはいえ、職場ならある程度整っていても、自分でインターネット環境を整えるのは手間と労力がかかります。
委任状の作成
では実際作る場合は、どのような内容を盛り込めばいいのでしょうか？
①受任者（代理人）
頼まれた人です。
〇個人の場合は、住所、氏名を記載します。
〇法人の場合は、法人名を記載します。
②委任者
頼んだ人です。
〇個人の場合は、住所、連絡先、氏名、サインもしくは押印します。
〇法人など団体の場合は、事業所の住所、所属機関名、役職、氏名、法人印を押します。
③日付
記入した日付を記載します。
④委任の範囲と内容
全てを委任するのか、一部を委任するかによっても書き方が変わります。
どのような内容を代理人に委任するかは、書類を作成する上で重要な部分です。
⑤目的
任意作成の場合は記載は必須ではありませんが、予め目的を確認しておきます。
また、官公庁発行の書類を取得したい場合に、利用目的によっては文書内の記載項目が予め指定されている場合があり、目的を明確にしておく方が必要な書類を取得しやすくなります。
委任内容の書き方(例)
内容が曖昧であったり、必要な項目が不足している場合には、委任者本人に確認の電話をしたり、受付自体されない場合があります。
A．遺失物受け取りの場合
「私が 遺失した、物件（番号第〇号）について受領に関する一切の権利を上記の者に委任します。」
B．官公庁が発行する書類の申請と受取
「私は上記の者を代理人と定め、〇〇証明書の交付申請及び受領に関する権限を委任します。」
C．許可申請、届出
「私は，上記の者を代理人と定め、下記の権限を委任します。」
「記」
「１ ××に係る △△（法令名）に関する法令の規定による申請及び届出の手続に関する一切の件」
委任事項が複数ある場合は、１の下に、「２ ・・・・に関する一切の件、３、・・・・に関する一切の件」、と項目を設けます。
注意点・ポイント
・委任状では取得できない書類、本人にしか行えないものもあります。
・基本的には任意の書式で良い場合が多く、白紙にペンで必要事項を記入して作成もできます。
・提出先独自のルールで書式や文言が予め決まっているものがあります。
・委任状に書類の必要な通数や範囲を記入する必要があります。「〇〇を△年分」、「〇～〇月分」など。
・委任状に記載する内容は、提出先に確認すれば口頭で書き方を教えてもらえます。
・委任状を複数個所で使用しなければならない場合は、委任状のコピーを持参し「還付してほしい」旨を伝えます。
・窓口で手続きの際に、委任状と受任者（代理人）自身の身分証明書の提示を求められます。
今回は、「委任状」の内容と書き方について詳しくご紹介しました。
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